15 quy tắc viết email chuyên nghiệp bạn nên biết

0
32

Cho dù bạn có thích hay không thì trả lời các email tiêu tốn khá nhiều thời gian của chúng ta dành cho công việc. Và giữa bối cảnh đại dịch corona, khi hàng triệu lao động đang làm việc tại nhà và tương tác qua email thì công việc trên lại càng chiếm nhiều thời gian hơn thường lệ.

Theo một cuộc khảo sát năm 2019 từ Adobe, các lao động Mỹ sử dụng tới gần 5 tiếng một ngày để kiểm tra các email công việc và cá nhân. Nghiên cứu cũng chỉ ra, khi công việc ngày càng trở lên linh hoạt, người lao động có thể lướt xem hộp thư đến ngay cả trong lúc họ đang xem ti vi, nằm trên giường, trong phòng tắm, giữa giờ họp và khi đang dùng bữa, thậm chí là cả khi lái xe.

Mặc dù thực tế là chúng ta luôn dính với cái nút reply của email, nhưng chuyên gia việc làm Barbara Patcher chỉ ra rằng: nhiều chuyên gia vẫn chưa biết cách sử dụng email một cách hợp lý.

Do khối lượng tin nhắn chúng ta đọc và và trả lời là rất lớn, nên càng dễ mắc phải những sai lầm đáng xấu hổ, và những lỗi này có thể dẫn đến những kết quả nghiêm trọng.

Patcher đã chỉ ra 15 quy tắc cơ bản của email hiện đại trong cuốn sách “Những điều cần thiết trong nghi thức kinh doanh”, hãy cùng chúng tôi điểm qua những điều cần thiết nhất mà bạn nên biết nhé

Email phải có chủ đề rõ ràng, dễ hiểu

Một số ví dụ hay cho một chủ đề rõ ràng như: “Thay đổi ngày họp” “Câu hỏi nhanh về bài thuyết trình của bạn” hoặc “Các gợi ý cho sự đề xuất nhân sự”

“Có một thực tế là người ta sẽ quyết định việc họ có đọc email của bạn hay không chỉ dựa trên dòng tiêu đề mà họ nhận được” Patcher chỉ ra. “Do đó, hãy chọn một chủ đề mà người đọc biết rằng bạn đang giải quyết các vẫn đề mà họ quan tâm hoặc liên quan đến vấn đề kinh doanh của họ.

Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp

“Nếu bạn làm việc cho một công ty, bạn nên sử dụng địa chỉ email công ty của bạn. Nhưng nếu bạn sử dụng một tài khoản email cá nhân, kể cả khi bạn là những lao động tự do hay chỉ thích sử dụng nó cho các thư từ liên quan đến công việc, bạn nên cần thận với địa chỉ đó” Patcher viết

Bạn nên sử dụng một địa chỉ email truyền tải tên của bạn để người nhận có thể biết chính xác ai là người gửi. Đừng bao giờ sử dụng các địa chỉ email (có thể là tàn dư từ thời đi học) không thích hợp cho nơi làm việc, như “baby girl@” hoặc “beerlove” – cho dù bạn có thích sự mới lạ đến thế nào

Suy nghĩ kỹ trước khi bấm nút “Trả lời tất cả”

Không ai muốn đọc email đến từ 20 người mà không có liên quan gì với họ. Bỏ qua các email có thể là một điều khó khăn với những người nhận được thông báo có email mới trên điện thoại smartphones hoặc các thông báo hiện lên trên màn hình máy tính. “Không được bấm nút “Trả lời tất cả” cho đến khi bạn đã thực sự suy nghĩ kỹ rằng những người trong danh sách cần phải nhận được email này” Patcher chỉ ra

Email có phần chữ ký

Chữ ký của email sẽ cung cấp cho người đọc email một vài thông tin về bạn, Patcher gợi ý “ Thông thường, phần chữ ký sẽ ghi rõ họ tên, chức danh, tên công ty, và thông tin liên lạc của bạn, bao gồm một số điện thoại”. Bạn cũng có thể thêm một chút dấu hiệu cá nhân, nhưng đừng sa đà vào việc đưa ra tuyên ngôn bản thân hay sáng tác nghệ thuật

Tốt nhất là nên sử dụng cùng phông, kích thước và màu chữ của toàn bộ email – Patcher đề xuất

Một ví dụ về chữ ký trên email

Sử dụng những lời chào chuyên nghiệp

Không sử dụng các cách diễn đạt thoải mái, thông tục như “Hey you guys” “Yo” hoặc “Hi folks”

“Cung cách thoải mái trong các bài viết của chúng ta không nên ảnh hưởng tới lời chào trong một email”. Cô ấy cũng chỉ ra “Hey là một lời chào rất không trang trọng và nói chung là không nên sử dụng nó ở nơi làm việc, Yo cũng thế. Thay vào đó, hãy sử dụng Hi hoặc Hello”

Cô ấy cũng đưa ra lời khuyên không nên rút ngắn tên gọi của người nhận. Nói “Hi Michael”, trừ khi bạn biết chắc anh ấy thích được gọi là Mike

Sử dụng dấu chấm than một cách tiết kiệm

“Nếu được lựa chọn để sử dụng, dấu chấm than chỉ nên được dùng khi bạn muốn truyền tải sự phấn khích”

“Nhiều người quá khích và đặt một cơ số dấu chấm than ở cuối câu, kết quả cho thấy họ đã quá cảm xúc và chưa trưởng thành” Patcher viết. “Lưu ý là dấu chấm than chỉ nên sử dụng một cách tiết kiệm trong email của bạn”

Cẩn thận với sự hài hước

Những câu chuyện đùa thường dễ bị hiểu nhầm nếu không có sự truyền tải của các biểu cảm trên khuôn mặt. Trong trao đổi, tốt nhất là bạn nên bỏ những loại bỏ sự hài hước ra khỏi email trừ khi bạn biết rõ về người nhận. Một vài điều bạn cho rằng hài hước có thể không hài hước với người khác

Patcher viết “Một vài điều được cho rằng là hài hước khi nói sẽ rất khác khi viết ra. Khi có sự không chắc chắn, tốt nhất nên loại nó ra”

Hiểu rằng người đến từ những nền văn hóa khác nhau nói và viết khác nhau

Sự bất đồng trong giao tiếp dễ dàng xuất hiện bởi sự khác biệt văn hóa, đặc biệt là trong các văn bản khi mà chúng ta không thấy các ngôn ngữ cơ thể của họ. Điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nền tảng văn hóa người nhận hoặc mức độ quen biết giữa các bên

Một quy tắc khá hay cần ghi nhớ – Patcher chỉ ra- đó là: đối với những nền văn hóa giàu ngữ cảnh (như Nhật Bản, Ả Rập hay Trung Quốc) muốn biết rõ về bạn trước khi hợp tác làm ăn. Vì thế, thường thấy là họ khá dè dặt khi muốn hợp tác kinh doanh . Trong khi đó, người đến từ các nước có văn hóa nghèo ngữ cảnh (Đức, Mỹ hay Scandinavia) thích đề cập vấn đề thẳng thắn hơn.

Trả lời email – kể cả khi email đó không dành cho bạn

Khá là khó khăn để trả lời hết các email đã được gửi đến cho bạn, nhưng bạn nên cố gắng. Đó có thể là những email gửi đến cho bạn một cách tình cờ, đặc biệt khi người gửi đang chờ đợi hồi âm. Sự hồi đáp hẳn là không cần thiết, nhưng là một nghi thức chuyên nghiệp, đặc biệt là khi người đó làm cùng công ty hoặc ngành của bạn

Sau đây là một ví dụ về lời hồi đáp phù hợp đối với các email bị gửi nhầm “Tôi biết bạn rất bận, nhưng tôi không nghĩ email này là gửi cho tôi. Và tôi muốn cho bạn biết là bạn đã gửi nhầm và hãy chuyển nó đến chính xác người mà bạn muốn gửi nhé”

Đọc lại từng tin nhắn

“Lỗi của bạn sẽ không bị người nhận email chú ý. Và cũng tùy thuộc vào người nhận bạn có thể bị đánh giá vì đã tạo ra những lỗi đó” Patcher chỉ ra

Đừng tin tưởng vào check lỗi chính tả. Đọc, và đọc lại một vài lần, tốt nhất là đọc to trước khi gửi nó đi

“Một giám sát viên chủ định viết là “Xin lỗi vì sự bất tiện”, Patcher kể “Nhưng anh ta tin tưởng vào check lỗi chính tả, và gửi đi dòng chữ “Xin lỗi vì sự không tự chủ”

Thêm địa chỉ email sau cùng

“Bạn chắc chắn là không muốn lỡ tay gửi đi một email mà bạn chưa hoàn thành và đọc kỹ. Kể cả khi bạn đang hồi đáp một email, bạn cũng nên cẩn thận xóa tên người nhận, và đánh vào khi bạn đã chắc chắn là tin nhẵn đã sẵn sàng để gửi đi” Patcher chia sẻ

Kiểm tra nhiều lần để khẳng định bạn đã chọn đúng người nhận

Patcher khuyên bạn nên cần phải đặc biệt chú ý cẩn thận khi đánh một tên từ danh bạ vào dòng “To” trên email. Rất dễ để chọn nhầm tên người nhận, điều này khiến cả bạn và người nhận email ngại ngùng

Giữ sự đơn giản cơ bản

Với các thư tín kinh doanh, nên giữa cho phông chữ, màu sắc và cỡ chữa ở mức cơ bản

Nguyên tắc ở đây là “Email của bạn dễ đọc đối với người khác”

“Thông thường, nên sử dụng cỡ chữ 10-12, và các phông chữ dễ đọc như Arial, Calibri hoặc Times New Roman, với màu sắc thì đen là một sự lựa chọn an toàn” – Patcher đưa ra lời khuyên

Giữ khoảng cách trong giọng điệu

Cũng giống như những câu nói đùa thì bị hiểu nhầm trong sự diễn giải, giọng điệu cũng sẽ dễ bị hiểu sai nếu bạn không nắm bắt được các ngữ điệu trong giọng nói và biểu cảm khuôn mặt. Theo đó thật dễ để bị vướng vào những rắc rối không cần thiết. Bạn nói “thẳng thắn”, họ lại đọc thành “tức giận và cộc lốc”

Để tránh sự hiểu nhầm, Patcher khuyên bạn nên đọc to email của bạn trước khi bấm gửi. Nếu nó làm bạn khó chịu, nó cũng sẽ làm người đọc nó khó chịu

Tránh sử dụng các từ ngữ tiêu cực không rõ ràng “thất bại”, “sai”, “phớt lờ”, và luôn nói “làm ơn” và cảm ơn để cho kết quả tốt nhất

Không có gì là bí mật, vì vậy hãy viết cho phù hợp

Patcher luôn ghi nhớ lời cảnh báo cựu giám đốc CIA David Petraeus đưa ra cho mình, đó là: Mọi tin nhắn điện tử đều sẽ để lại dấu vết

Điều đó tức là mọi người đều sẽ thấy cái mà bạn viết ra, nên đừng viết ra cái gì mà bạn không muốn người khác biết. Nói một cách khác: Đừng viết điều làm tổn thương người khác hoặc phá vỡ hình tượng của bạn.

Lời kết

Như vậy có thể thấy không quá khó để có thể tạo ra một email chuyên nghiệp và để lại ấn tượng tốt với các đối tác và đồng nghệp của mình đúng không nào? Và bạn cũng có thể tham khảo chuỗi bài về cách viết email chuyên nghiệp cho người đi làm của mình tại đây nhé

Nguồn: Business Insider

Like, share nếu bạn thấy hữu ích:

Leave a Reply

avatar
  Subscribe  
Notify of